Бюджетирование
с Business Intelligence

Эффективная работа с бюджетами на основе сводных таблиц

Большинство методик бюджетирования описывают бюджет как отдельные формы. Когда эти формы реализуют в Excel, получается набор файлов, ссылающихся друг на друга. С одной стороны – это удобно, в Excel легко вносить данные. С другой стороны, любые изменения требуют времени на доработку всех таблиц.

Мы предлагаем другую методику. Для ввода данных так же использовать таблицы, к которым все привыкли: планы, калькуляции и заявки от отделов. А бюджеты БДР, БДДС и Прогнозный баланс строить с помощью гибкого инструмента – сводных таблиц с надстройками Power Query и Power Pivot.

• Как с помощью сводных таблиц организовать удобную работу с формами бюджетов и настроить гибкий план-факт анализ БДР с использованием DAX-формул.
• Принципы организации данных для сводных таблиц на основе рабочих файлов пользователей с помощью Power Query.

Бюджетирование на основе расчетной модели

Если посмотреть укрупненно, то одна часть бюджетных статей – это расчетные показатели. Например, выручка считается как умножение объемов на цены. Другие статьи – это суммы из заявок в бюджет от подразделений (ЦФО). В этой части слушатели узнают, как планы продаж и калькуляции объединить в единую расчетную модель с разными сценариями – реалистичным, оптимистичным и пессимистичным.

• Загрузка планов продаж и формирование базы бюджетов продаж.
• Обработка калькуляций и построение бюджета прямых расходов и бюджета потребности в материалах.
• Расчет плановых доходов и расходов с помощью DAX-формул.

Бюджетирование на основе заявок отделов

На основе заявок в бюджет от подразделений (ЦФО) обычно строится бюджет накладных расходов. Разберем, как организовать разграниченный доступ к файлам бюджетов для подразделений. И настроить Excel так, чтобы заполненные данные собирались автоматически сразу в сводную таблицу.

• Подключение к папке с файлами Excel.
• Загрузка из разных листов и обработка заявок в бюджет.

Построение мастер-бюджета

После подключения Excel к нескольким источникам данных, их требуется связать в единую модель. А также рассчитать единые показатели бюджетов.

• Объединение таблиц в Power Query.
• Настройка связей в Power Pivot.
• Распределение накладных расходов с помощью DAX-формул (CALCULATE, ALL, FILTER).
• Построение БДДС на основе БДР, построение прогнозного баланса.

Загрузка факта и анализ выполнения плана

Пожалуй, одна из самых сложных операций в работе экономистов и финансистов – это получение фактических данных. Классические таблицы из 1С требуют доработки и дополнительной детализации. Настроенные отчеты все равно нужно выгружать в Excel, а фактические показатели привязывать к плановым. К счастью, инструменты Excel позволяют подключаться к учетным системам. Правда на практике не все так легко, как в описаниях, поэтому кроме техники подключения к данным слушателям будут даны рекомендации, как правильно написать техническое задание в IT-службу.

• Как подключаться к базе данных и что делать, если подключиться «невозможно».
• Загрузка фактических данных в Excel для анализа.

Факторный анализ и интерактивный отчет на один лист (Dashboard)

Оценка того, как выполняются планы – самое простое, что может быть. Достаточно от факта отнять план. Сложнее ответить на вопрос «почему?». Почему произошло такое отклонение? На этот вопрос можно ответить с помощью наглядной факторной модели отклонений.

• Выполнение аналитических расчетов с помощью DAX-формул.
• Построение отчета об отклонениях с помощью сводных таблиц.
• Создание интерактивного отчета с помощью сводных диаграмм, срезов и временных шкал.