Power BI дружит с Excel сильнее, чем многие думают. Все знают, что данные из Excel можно загрузить в Power BI. А как вам обратное: данные из Power BI загрузить в Excel? Или такое: отчеты из Excel показать в Power BI и вывести их на экран мобильного устройства? Вы знали, что такое возможно?
Можно и очень просто. Для этого только потребуется скачать и установить одну бесплатную надстройку. И разместить набор данных в Power BI Premium или у вас должна быть лицензия Power BI Pro.
Раньше для загрузки данных из Power BI в Excel использовалась специальная надстройка Power BI Publisher, которая создавала «коннект» между Excel и отчетами на онлайн-сервисе Power BI. После выхода последних обновлений Power BI компания Microsoft предлагает загружать данные из Power BI в Excel с помощью обновленного инструмента, названного «Обновления анализа в Excel» 🙂 От английского «Analyze in Excel updates». Его можно скачать бесплатно на онлайн-сервисе Power BI и сделать много хорошего.
А что именно можно сделать и как – разберем по шагам.
Подключение Excel к отчетам на портале Power BI
1. Для начала вам потребуется установить надстройку «Анализ в Excel».
Перейдите на онлайн-сервис Power BI и скачайте пакет для установки: Настройки (…) → Скачать → Обновления анализа в Excel.
После скачивания установите надстройку на компьютере.
2. Следующий шаг. Выберите отчет, к данным которого вы хотите подключиться.
Для этого перейдите в рабочей области Power BI на вкладку Наборы данных + потоки данных, выберите файл и нажмите Анализ в Excel. После нажатия начнется скачивание специального файла с расширением .odc
3. Откройте скачанный ODC-файл с помощью Excel (просто щелкните по нему 2 раза).
Появится сообщение о созданном подключении к данным. Нажимаем Включить.
При первом запуске ODC-файла может потребоваться ввести почту и пароль для доступа к учетной записи Power BI. Если после их ввода Excel «не захочет» работать сразу, его нужно перезапустить.
4. Готово! На листе Excel создана сводная таблица с тем же набором полей, что и в файле Power BI. Можно настраивать сводные таблицы так, как вам нужно.
Таких сводных таблиц, обращающихся к данным Power BI, можно сделать несколько. Для этого нажмите Вставка → Сводная таблица → Использовать внешний источник данных → Выбрать подключение в этой книге.
5. Если данные в вашем отчете Power BI поменялись, в файле Excel их тоже нужно обновить. Для этого нажмите кнопку Данные → Обновить.
Размещение отчетов Excel в сервисе Power BI
Допустим, ваш директор участвует в важном совещании и ему срочно нужно показать инвесторам «ту самую» Excel-табличку, которую вы сделали на прошлой неделе. Не проблема, табличку можно тут же разместить на Dashboard на онлайн-сервисе Power BI, и она станет доступна пользователям.
Кстати, разместить на информационной панели Power BI можно практически все, что есть в вашем файле Excel. Но без фанатизма: там не поддерживаются макросы, элементы управления, отчеты Power View, трехмерные карты и некоторые другие функции. Справедливости ради отмечу, что Power View можно импортировать в Power BI Desktop, а уже pbix-файл загрузить на сервис Power BI.
Раньше закрепление элементов Excel-файла на дашборде Power BI можно было сделать с помощью надстройки Power BI Publisher. Но как отмечалось выше, от нее постепенно отказываются. Теперь это делается по-другому.
1. Перейдите на сервис Power BI и загрузите Excel-файл: нажмите кнопку Получить данные в левом нижнем углу.
Затем последовательно выберите: Файлы → Получить → Локальный файл. Укажите путь к файлу на вашем компьютере. Выберите способ подключения – Отправить файл Excel в Power BI.
2. Загруженный файл появится в списке содержимого рабочей области. Отличить его можно по зеленому значку Excel. Выберите файл мышкой.
3. В открывшемся файле выделите область, которую нужно «перенести» на Dashboard, затем нажмите Закрепить.
Выберите, на какой панели мониторинга нужно закрепить элементы файла.
4. Готово! Отчет появился на панели мониторинга. И директор сможет его тут же увидеть.